年底了,大多數企業員工都在緊鑼密鼓的準備著年底總結及明年規劃,隨之而來的就是堆積如山的工作量,不管是管理決策層,還是戰斗在一線的工作人員,都避免不了開一場又一場會議集思廣益找到應對方法,每個人不停穿梭在各個會議中,通宵達旦加班、開會已成為常態,大量的精力、人力、物力投入真的對公司、業務發展有實質性作用么,可能要打個問號。

究其背后的原因,可能是沒有使用有效的開會方法及高效的工具。高效的開會方法通常包括明確會議主題、強調責任人、準確的時間節奏、談方案而非問題、及時復盤與調整。傳統低效的開會方式很難滿足現在企業對效率的要求,云視頻會議系統作為互聯網時代的產物,能高效、便捷的解決網絡環境下各種溝通痛點。有效的方法配合高效的工具能最大化企業開會效率。

明確會議主題

所謂會議主題,就是希望通過這次會議達到的目的,目標設置不宜太空泛,最好直接擺明關鍵需求點,而且一次會議最好不要討論多項主題,議題數最多不要超過2個。做好準備后提前1-2天發給全部與會人員,用云視頻會議系統預約會議功能快速設置好時間、議題后便捷發起邀請,與會者能將會議添加到日程中,保證各方按時參加。

強調責任人

一般情況下會議主持人由組織者或協調者兼任,這種做法并不妥當,主持人一定得是本次會議要解決問題的直接負責人,他會結果導向的把控會議進程。明確責任人后還需放權,任何人都必須全力配合主持人要求。云視頻會議系統擁有豐富的會控功能,全體靜音、會議鎖定、發言排序等全部支持,會議主持人使用主持會議功能即可便捷把控會議全局。

準確的時間節奏

準確的時間節奏是高效率開會的基礎,會議開始前一定要做好時間規劃,包括開始與結束、發言者順序及時長、全員達成共識的節點、提出有效執行方案的時間等各個時間點,并將總規劃同步給所有參與者。云視頻會議的好處是不管參會者在哪,用手機、電腦、會議終端等在網絡環境下都能進行高清視頻會議,全球領先的編解碼技術保證即使在弱網環境下也能讓用戶享受沉浸式開會體驗。

談方案而非問題

開會不是目的,解決問題才有意義。開會過程中常會出現迷失目的性的情況。所以在會議開始前,主持人應發起互動白板,在最明顯位置寫下提示語,提醒每位參與者圍繞解決問題的方法發言,而非闡述出現的問題。系統還支持投屏共享圖片、第三方軟件等,將EXCEL、PPT、思維導圖等共享給所有人,方便所有人縷清思路,達到高效開會的目的。

及時復盤與調整

只經過一次討論和思考得出的結論難免有不完善的地方,經得起推敲的解決方案離不開重復的復盤、補充和調整。完美融入了人工智能、語音識別等先進技術的云視頻會議系統可以根據錄播視頻自動生成文字版會議紀要,將錄播視頻與會議紀要打包共享給全部與會人員,重新復盤得出的初版方案,經過復盤和補充調整后的方案漏洞更少,討論輸出成最終版執行即可。

遵照以上5條技巧配合小魚易連云視頻會議系統便捷溝通協作的特性做到高效開會不費吹灰之力。小魚易連是云視頻會議行業的“先行者”和“引領者”,強大的技術研發能力是小魚易連能遙遙領先的前提,以云視頻會議為基礎針對企業應用場景開發的視頻會議、遠程招聘、智能培訓、視頻客服、溝通會商等應用被逐漸普及。未來,小魚易連將引領互聯網時代的辦公場景升級,徹底解決開會效率低的痛點。